Onderstaande info en bedragen zijn onder voorbehoud van het fusieproces met Voetbal Vlaanderen. Het competitieformat blijft gelijk in 2017-2018

Geïnteresseerd om als club bij onze federatie aan te sluiten? Super! 

Vooraleer je kan beginnen, dien je als nieuwe club een aantal formaliteiten te vervullen. Zowel administratief als financieel zijn er hierbij een aantal stappen te volgen.
Hieronder vind je hulp bij de aansluitingen, de financiën en een checklist van wat je juist nodig hebt om een club op te richten:

1. Hoe sluit ik als nieuwe club aan voor seizoen 2017-2018

Procedure

  1. Om als club aan te sluiten dien je eerst het formulier "aanvraag competitie" in te vullen. Hier wordt gepeild naar de wens van de club, adres, aantal ploegen, vorige ervaringen,…
  2. Hierna zal je door ons worden gecontacteerd en uitgenodigd voor een verkennend en ondersteunend gesprek eind april/begin mei
  3. In mei worden eerst alle huidige clubs uitgenodigd voor de herinschrijving van hun ploegen
  4. Begin juni komen de nieuwe clubs aan de beurt voor een gesprek en info met betrekking tot het nieuwe seizoen. Op dit moment worden ook de nodige informatie en administratieve documenten meegegeven en kan worden ingeschreven
  5. De waarborgen dient te worden betaald bij de inschrijving
  6. De administratieve documenten dienen voor de huidige en nieuwe clubs tegen 1 juli te worden ingevuld en ondertekend

2. Financiën seizoen 2017-2018

Als club dien je per lid ook lidgeld en verzekering te betalen. De federatie biedt als federatie een zeer goedkope verzekering en inschrijvingsprijs aan.

Naast deze tarieven, zijn er nog aantal kosten waaraan u als club moet denken.
Mogelijke extra kosten zijn bijvoorbeeld:

  • Huur accommodatie
  • Kledij
  • Elektriciteit - waterverbruik (veld)
  • Eventueel onderhoud veld

Daarnaast kan je als club uiteraard ook voor inkomsten zorgen.
Mogelijke inkomsten zijn bijvoorbeeld:

  • Lidgelden leden
  • Subsidies federatie (zie verder)
  • Subsidies gemeente/provincie/…
  • Clubevenement(en)
  • Sponsoring

Als club is het dus erg belangrijk voor aanvang van het seizoen een budget/begroting op te maken.
Om niet voor verrassingen te komen staan, is dit essentieel dat je dit op voorhand en nauwgezet doet. Op deze manier zorg je voor de nodige inkomsten om een gans seizoen financieel rond te komen en de kosten te dekken.
De kosten en inkomsten voor zaal- en veldvoetbalclubs zullen hierbij wel in grote mate verschillen.

Voor clubondersteuning vind je meer informatie onder clubwerking.

3. Checklist: Wat heb ik nodig om een club op te richten?

Bestuur:

Ik duid binnen mijn club een aantal personen aan die verschillende functies zullen opnemen:

  • Een voorzitter van de club: de voorzitter leidt de club en zorgt dat de club op een doeltreffende manier werkt. Hij leidt de vergaderingen van het bestuur, doet officiële mededelingen aan leden en vertegenwoordigt de club naar buiten en zorgt voor contacten
  • Een secretaris: de secretaris is de contactpersoon die zorgt voor de officiële communicatie (van en naar andere clubs, KVV). Hij is op de hoogte is van alle administratieve zaken, verzekering, nieuws,... en communiceert dit. Een cruciale taak op administratief vlak
  • Een penningmeester: de penningmeester zorgt voor de financiën van de club, is op de hoogte van subsidiekanalen, fiscale wetgeving,…en vervult zo ook een cruciale taak
  • Deze drie functies vormen de kern van je club: het bestuur of de Raad van Bestuur .
    Secretaris en penningmeester kunnen een en dezelfde persoon zijn, maar het is aangewezen om deze taken te verdelen over meerdere personen, om de werklast te verminderen en verantwoordelijkheden te verdelen. Uiteraard kan je je raad van bestuur, naargelang behoefte en grootte van je club, uitbreiden met extra leden (zie verder).
    De Raad van Bestuur:
  • bestuurt de club in alle facetten
  • stelt het beleidsplan op
  • vergadert daarvoor minstens 1x per maand

Een ploeg:

  • Je bepaalt of je één of meerdere ploegen inschrijft
  • Ik zorg ervoor dat ik voldoende spelers voor mijn ploeg(en) heb. Bij veldvoetbal speel je 11 tegen 11 . Een seizoen beginnen met slechts 11 spelers is hierbij onhaalbaar. Bij de volwassenen zorg je best voor een kern van rond de 18 spelers. Bij zaalvoetbal speel je 5 tegen 5. Je zorgt best voor een kern van 10 tot 15 spelers.
  • Een goede denkoefening op voorhand is hierbij dus essentieel: Hou rekening met blessures, onbeschikbaarheid zoals werk, vakantie en andere onvoorziene pech waardoor je mogelijk te weinig spelers hebt voor de competitiewedstrijd (met de gevolgen van dien: forfait, boetes, nederlagen,...)

Een naam:

  • Ik kies een naam voor mijn club
  • Een clublogo
  • Een cluboutfit/clubkleuren (officiële + reserve-uitrusting (bij de zaal: e)
  • Een clubwebsite?

Een accommodatie:

Als je wil voetballen heb je uiteraard een accommodatie nodig die voldoet aan enkele vereisten (zie verder) zoals :

  • Voetbalplein(en)/voetbalzaal
  • Veldclub: Kleedkamer(s): Aantal afhankelijk van aantal ploegen
  • Veldclub: Eventueel en bij voorkeur een kantine:  een kantine kan voor de nodige inkomsten en voor het sociale contact zorgen (binding)

Een accommodatie vinden is niet altijd even gemakkelijk. Er bestaan hiervoor verschillende mogelijkheden:

  • Privé
  • Huren. Dit kan alleen of samen met andere met andere partners:
    - Gemeente
    - Provincie
    - Andere clubs
    - Privé-eigenaars

Uiteraard moeten de nodige afspraken worden gemaakt met de gemeente, eigenaar, andere clubs zoals:

  • Wie staat in voor het beheer, onderhoud velden en kleedkamers?
  • Gebruiksreglementen?
  • Inkomsten uit kantine,…

Leveren scheidsrechter:

Het eerste jaar is het niet verplicht om een scheidsrechter te leveren. Bij het tweede jaar van inschrijven is dit wel verplicht bij veldvoetbal.  Als scheidsrechter kan u bij onze federatie aansluiten via een club of in los verband. Dit kan na het volgen van een opleiding of indien u voldoet aan enkele voorwaarden. Bekijk hier de verschillende mogelijkheden.

Budget - Begroting:

Ik maak een budget/begroting op voor elk seizoen. Om niet voor verrassingen te komen staan, is dit essentieel dat je dit op voorhand en nauwgezet doet.

Bankrekening:

Ik open een bankrekening op naam van de club waar alle inkomsten van de club naartoe gaan en waarmee alle clubkosten gebeuren.

Extra (afhankelijk van behoefte/grootte club/...):

Vrijwilligers:

Naast het bestuur ga ik, afhankelijk van de grootte van de club, ook op zoek naar één of meerdere vrijwilligers zoals trainers, ploegafgevaardigden, scheidsrechters, medewerkers, verantwoordelijken,… ter ondersteuning van de club en de clubwerking.
De verschillende taken van de verantwoordelijken worden nauwkeurig afgelijnd en neergeschreven. Verschillende functies kunnen worden gecombineerd, maar dit is niet ideaal.
Meer informatie is te vinden onder cluborganisatie en het zoeken van vrijwilligers.

Commissies/cellen:

Sommige clubs hebben, afhankelijk van de grootte en visie, naast hun raad van bestuur nog commissies, cellen, … met één of meerdere leden. Veel clubs doen dat vanuit het principe “vele handen maken licht werk”. Een commissie/cel kan één of meerdere bevoegdheden krijgen.

Het is aangewezen om de voorzitter/lid van één of meerdere commissies af te vaardigen in het hoofdbestuur, zodat iedereen betrokken wordt en op de hoogte is van het reilen en zeilen. Het is daarnaast aangewezen deze verschillende cellen en verantwoordelijkensamen te vatten in een overzichtelijk organigram met taakverdeling, en dit intern en extern bekend te maken (website, onthaalbrochure, intern communicatiesysteem) zodat iedereen hiervan op de hoogte is en de juiste mensen kan contacteren.

Meer vragen over inschrijvingen? contacteer Diether of het provinciaal secretariaat